Hinweise zur Datenverarbeitung

Verantwortlichkeit und Kontakt

Die nachfolgend beschriebenen Informationen zur Datenverarbeitung gelten dabei sowohl für den Fall, dass die Daten in alleiniger Verantwortung eines der genannten Verantwortlichen, als auch in gemeinsamer Verantwortung mehrerer Verantwortlicher verarbeitet werden. Weitere Hinweise zum Datenschutz finden Sie auch auf unserer Website (Datenschutz | Plan International).

Für die Verarbeitung sind der Plan International Deutschland e.V. (Bramfelder Str. 70, 22305 Hamburg), die Plan Shop GmbH (Geierstr. 1, 22305 Hamburg), die Stiftung Hilfe-mit-Plan (Bramfelder Str. 70, 22305 Hamburg) und die Plan Service gGmbH (Bramfelder Str. 70, 22305 Hamburg) (nachfolgend „wir“ oder „uns“ bezeichnet) verantwortlich. Welche Verarbeitungen in gemeinsamer Verantwortung gem. Art. 26. DSGVO erfolgen, entnehmen Sie bitte dem Wesentlichen der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortung unter folgendem Link. Die nachfolgend beschriebenen Informationen zur Datenverarbeitung gelten dabei sowohl für den Fall, dass die Daten in alleiniger Verantwortung eines der genannten Verantwortlichen, als auch in gemeinsamer Verantwortung beider Verantwortlicher verarbeitet werden.

Sie können sich unter datenschutzauskunft@plan.de an unsere gemeinsame Anlaufstelle wenden.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter einer der benannten Anschriften mit dem Zusatz „an den Datenschutzbeauftragten“ oder per E-Mail an datenschutz@plan.de.

 

Daten und Datenkategorien

Wir verarbeiten folgende personenbezogene Daten bzw. Datenkategorien von Ihnen, sofern dies erforderlich ist oder Sie uns diese freiwillig mitteilen:

Stammdaten (z.B. Anrede, Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Art der Spende und Form des Engagements (Dauerspende, Patenschaft, Mitgliedschaft in Aktionsgruppen, Stifter:in, ehrenamtliche Übersetzer:in), Telefon-, Faxnummer, Anschrift) Bankdaten und Rechnungsdaten (z.B. IBAN, BIC), Patenschafts- und Spendendaten, ExtRel-Nummer/Referenznummer, Geburtsdatum und -ort, Todesdatum und Todesursache, Gesundheitsdaten, Kommunikationsdaten (z.B. Briefe im Rahmen der Patenschaft) Geschäftsvorfalldaten, Vertragsdaten, Berufsbezeichnung, Unternehmen, Sprachkenntnisse, Staatsangehörigkeit und, Familienstand, Immigrantenstatus, Patenkinddaten (z.B. Geburtstag, Herkunftsland, Todesdatum und Todesursache), Beziehung zu anderen Pat:innen, Daten im Rahmen der Zutrittskontrolle (z.B. Name, Anschrift, Unternehmen, Datum des Besuches, Ansprechperson), Bild- und Videodaten, datenschutzrechtliche Erklärungen (Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten; Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen; Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten; Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen).

 

Zweck und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die angegebenen personenbezogenen Daten zu den Zwecken, Ihre Patenschaft zu verwalten und sonstige Spenden, Förderzahlungen oder Kapitalbeiträge abzuwickeln, Ihre Mitgliedschaft in einer Aktionsgruppe zu verwalten, Ihnen bestellte Informationsmaterialien zuzusenden und/oder Ihre Bestellung aus unserem Shop auszuführen, im Rahmen von Gewinnspielen oder zur Verwaltung Ihrer Treuhandstiftung, sowie zur Information zum gemeinnützigen Vererben und zur Testamentsgestaltung. Zudem verwenden wir Ihre Daten zur Durchführung von Fortbildungen und Veranstaltungen und um Sie bei konkreten Förderungen und Projekten zum Zwecke der Zusammenarbeit und Durchführung kontaktieren zu können. Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) DSGVO.

Bei der Übernahme einer Patenschaft werden dem Patenkind durch das Plan International Global Hub, der internationalen Koordinierungsstelle in Woking im Vereinigten Königreich (UK) für die Kommunikation mit den Pat:innen die Anrede und der Name der Person mitgeteilt. Der Datentransfer in das Vereinigte Königreich erfolgt auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission. Die Europäische Kommission hat mit diesem Beschluss festgestellt, dass im Vereinigten Königreich ein gleichwertiges Datenschutzniveau gegeben ist. Weitere Daten wie die Adresse werden nicht übermittelt. Im Rahmen der Patenkindkommunikation oder aufgrund von Anfragen werden ggf. Daten an unsere Länderbüros in den Herkunftsländern der Patenkinder (Drittländer) übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. lit. b DSGVO, da diese Übermittlung für die Verwaltung der Patenschaft erforderlich ist. Für den Fall, dass keine Kommunikation mit dem Patenkind gewünscht ist, existiert die Möglichkeit, in einen unserer Fonds, beispielweise den Mädchen-Fonds, oder eines unserer größeren Projekte in den Programmländern zu spenden.

Zufriedenheitsumfragen

Wenn Sie eine Patenschaft übernehmen, verwenden wir die angegebene E-Mail-Adresse außerdem zu dem Zweck, eine Zufriedenheitsumfrage durchzuführen. Wir werden Ihnen hierzu im Rahmen einer Bestätigungsmail eine gesonderte Aufforderung zusenden. Die Verarbeitung beruht auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG. Wir verfolgen mit der Verarbeitung das berechtigte Interesse, Rückmeldungen zu unserem Angebot einzuholen und auf dieser Grundlage unser Angebot zu verbessern. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit unter den oben angegebenen Kontaktmöglichkeiten widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Verarbeitung zur Erfolgsmessung

Wir messen und analysieren den Erfolg unserer Marketing-Maßnahmen wie Postzusendungen oder Beilagen in Zeitschriften (sog. Sourcecode-Tracking). Hierzu ist jeder Marketing-Maßnahme ein bestimmter Kampagnencode, der sog. Sourcecode zugeordnet. Eine Zuordnung der Kampagne zu einer bestimmten Person ist bloß über diesen Kampagnencode nicht möglich. Wenn es als Reaktion zu der Marketing-Maßnahme zu einer Rückmeldung kommt, also beispielsweise dem Abschluss einer Patenschaft oder einer Spende, können wir diese Rückmeldung aber der jeweiligen Marketing-Maßnahme und den bei der Rückmeldung angegebenen Daten zuordnen. Dies dient dem Zweck, Erkenntnisse über den Erfolg unserer Marketing-Maßnahmen zu erhalten und auf dieser Grundlage die Maßnahmen steuern und verwalten zu können. Wir verfolgen damit unser berechtigtes Interesse, unser vorhandenes Budget effektiv einzusetzen und eine Kontrolle der Kosten gewährleisten zu können. Sofern es bei dem Sourcecode-Tracking zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten kommt, erfolgt diese auf der rechtlichen Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO.

Verarbeitung bei Ausübung Ihrer Rechte

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß den Art. 12 bis 22 DSGVO ausüben, verarbeiten wir die übermittelten personenbezogenen Daten zum Zweck der Umsetzung dieser Rechte. Zum Zweck der Auskunftserteilung und deren Vorbereitung gespeicherte Daten werden wir nur für diesen Zweck sowie für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten. Im Übrigen ist die Verarbeitung nach Maßgabe des Art 18 DSGVO einzuschränken. Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO. Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu Zwecken der Datensicherheit und Datenschutzkontrolle. Diese Verarbeitungen beruhen auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO. Sie dienen unserem berechtigten Interesse, die Nachweisbarkeit und Sicherheit der Verarbeitung im Sinne des Art. 32 DSGVO zu gewährleisten.

Verarbeitung zu Marketingzwecken

Außerdem verarbeiten wir die angegebenen personenbezogenen Daten, um Sie über die weitere Entwicklung unserer Arbeit und Neuigkeiten aus der Plan-Welt zu informieren. Wenn wir uns postalisch an Sie wenden, beruht die Verarbeitung auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) DSGVO und dient unserem berechtigten Interesse, Direktmarketing zu betreiben. Telefonisch oder per E-Mail informieren wir Sie nur mit Ihrer Einwilligung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. a) DSGVO.

 

Empfänger und Quellen der Daten

Im Rahmen der genannten Zwecke stellen wir uns als gemeinsam Verantwortliche die personenbezogenen Daten gegenseitig zur Verfügung, soweit dies zur Leistungserbringung erforderlich ist. Im Fall einer Patenschaft werden Anrede, Name und Referenznummer sowie digitale Kommunikation mit dem Patenkind an das Plan International Global Hub, der internationalen Koordinierungsstelle in Woking, UK übermittelt. Für die Übermittlung von Daten in UK liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO vor. Im Rahmen der Patenkindkommunikation oder aufgrund von Anfragen werden ggf. Daten an unsere Länderbüros in den Herkunftsländern der Patenkinder (Drittländer) übermittelt. Diese Übermittlung erfolgt auf Art. 49 Abs. lit. b DSGVO, da diese Übermittlung für die Durchführung der Patenschaft erforderlich ist.

Wir übermitteln die Daten an von uns beauftragte Dienstleister für folgende Verarbeitungen: Hosting, Wartung und Support von IT-Systemen, Vorbereitung und Versand von Anschreiben per Brief und E-Mail, Call-Center, Akten- und Datenträgervernichtung. Diese Dienstleister verarbeiten die Daten nur nach ausdrücklicher Weisung und sind vertraglich zur Gewährleistung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Datenschutz verpflichtet.

Im Übrigen übermitteln wir ggf. personenbezogene Daten an folgende Stellen: Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister, Hausbank, Steuerberater:innen/Wirtschaftsprüfer:innen, Finanzverwaltung, Inkasso-Dienste, Verwaltungsdienstleister, Übersetzer:innen.

In bestimmten Fällen werden Daten über Sie von Dritten im Rahmen einer Spendenaktion an uns weitergeleitet, damit wir Ihnen eine Spendenbescheinigung ausstellen können. Hierbei handelt es sich um Privatpersonen oder Unternehmen, die eine Spendenaktion zu unseren Gunsten durchführen.

 

Speicherdauer

Ihre vertragsbezogenen Daten werden von uns nach den gesetzlichen Vorschriften für 6 bzw. 10 Jahre gespeichert (Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c) DSGVO i.V.m. §§ 147 AO, 257 HGB). Im Übrigen speichern wir die Daten so lange, wie es zur Erreichung des Verarbeitungszwecks oder für die Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Ihre Rechte

Als betroffene Person haben Sie das Recht auf Auskunft nach Maßgabe von Artikel 15 DSGVO und § 34 BDSG, das Recht auf Berichtigung nach Maßgabe von Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Maßgabe von Artikel 17 DSGVO und § 35 BDSG, das Recht auf Einschränkung nach Maßgabe von Artikel 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe von Artikel 20 DSGVO.

Sie haben nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO das Recht, gegen Verarbeitungen, die auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 Buchst. e) oder f) DSGVO beruhen, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über Sie zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.

Sie können erteilte Einwilligungen in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit widerrufen. Dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Beschwerde bei Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass eine Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Bestimmungen der DSGVO verstößt, haben Sie nach Maßgabe des Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Stand: Februar 2024